Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

• Разведка. Суть данного метода заключается в построении многоканального интервью. В базовом варианте у каждого интервью должна быть исходная тема. Однако если для собеседника в большинстве случаев такая тема является единственной, то для аудитора она может быть одной из нескольких тем, в отношении которых аудитор хочет получить информацию. По сути, данный подход является в значительной степени манипулятивным, однако в ряде ситуаций он единственно верный и применимый. Технически интервью строится так, чтобы в центральную тему интервью с подходящей плотностью вкраплялись вопросы по другим тематикам. Такого рода подход к проведению интервью может быть как запланированным, так и просто выработанным практикой. В первом случае вы завуалированно вытягиваете интересующие сведения. Во втором случае вы просто придерживаетесь принципа разведки – не только двигаетесь в определенном направлении, но и прощупываете попутно прилегающую местность. Вообще стоит поработать над тем, чтобы такая манера проведения интервью вошла в привычку. Контролируемо отклоняясь по ходу интервью от основной темы с обязательным применением принципа прицельного любопытства, можно получить попутную информацию (меньше необходимости организовывать дополнительные интервью) и выйти на потенциально интересную тему для дальнейшего исследования.

• Вербовка. Этот термин носит отчасти шуточный характер. В данном пункте объединены действия аудитора по формированию конструктивных и позитивных отношений с собеседником. Результата можно добиться разными способами, и аудитор должен знать, какие из них ему под силу. Основная прикладная цель заключается в получении максимального количества положительных реакций, когда в обычной ситуации больше вероятность отрицательной реакции. Например, если аудитор запрашивает информацию в таком виде, в каком у собеседника она отсутствует, и необходимо приложить усилия для придания информации требуемой структуры, то вероятность получения отказа возрастает. Однако если данная просьба прозвучит в момент достижения определенного уровня позитива в процессе интервью, то вероятность положительного ответа становится более высокой. Данный способ также можно отнести к манипуляции, однако эффект от налаженного взаимодействия аудитора и представителей объекта аудита оправдывает его использование. В то же время многим людям свойственно стремиться выстраивать позитивные отношения на подсознательном уровне, в том числе за счет неосознанного использования манипулятивных по сути методик.

• Оперативное документирование. Результаты интервью лучше всего документировать непосредственно после его завершения. Человек в среднем помнит 10–15 % информации, полученной неделю назад. Также в пользу такого подхода говорит необходимость оперативной оценки полноты полученной информации. Чем быстрее мы выясним, чего не хватает, тем быстрее сможем организовать дополнительные интервью.

• Одна голова хорошо, две лучше. В ряде ситуаций имеет смысл привлечь напарника к участию в интервью. Во-первых, когда один аудитор спрашивает, у второго есть время записать. Во-вторых, личный пример является наилучшим способом обучения малоопытных аудиторов. Однако не стоит забывать, что участие двух аудиторов потенциально удваивает как преимущества правильно поставленного интервью, так и недостатки низкокачественного интервью. Поэтому аудиторы должны контролировать друг друга. Имеет смысл договориться о невербальных сигналах, чтобы в процессе интервью указывать друг другу на упущения.

Описание модели операционной деятельности как в целом, так и в рамках процесса

Классический процессный аудит начинается с описания того процесса, который является объектом аудита. Однако описание процесса само по себе имеет специализированный характер. Вместе с тем каждый процесс обладает набором, так скажем, тактико-технических характеристик, для которых на схеме процесса часто просто нет места. Большинство таких характеристик носят общий характер. Тем не менее наличие представления о них улучшает понимание процесса и приводит к формированию более качественных рекомендаций по улучшению процесса и системы внутреннего контроля. Информация о характеристиках процесса может быть передана посредством формирования модели операционной деятельности^[11] в рамках анализируемого процесса. Рассмотрим целесообразность использования описания модели операционной деятельности на примере (рис. 7). В качестве примера дано описание модели операционной деятельности в рамках процесса «Управление денежными средствами» (займы, расчетные счета, наличные, денежные аналоги). Это описание указывает на наличие следующих тактико-технических характеристик процесса:

1) процесс охватывает три группы участников – управляющую компанию (далее УК), заводы (управляемые компании) и сторонние организации;

2) основные денежные потоки идут либо через УК, либо с разрешения УК – УК самостоятельно осуществляет закупку основного сырья, получает плату за готовую продукцию от покупателей, согласует реестры платежей управляемых компаний;

3) существует система определения приоритета платежей (налоги, з/п и кредиты оплачиваются в первую очередь);

4) управляемые компании получают лишь часть денег за реализованную готовую продукцию;

5) существует сложный механизм координации действий УК и управляемых компаний.

^{Рис. 7. Пример описания модели операционной деятельности}

На основании модели операционной деятельности можно получить не только представление об общей структуре и содержании процесса, но и о потенциальных рисках процесса и точках, в которых происходит взаимодействие анализируемого процесса с другими процессами. В нашем примере по модели операционной деятельности видно, что процесс «Управление денежными средствами» взаимодействует как минимум с процессами «Закупки» и «Продажи». Кроме того, аудитор может предположить наличие следующих рисков:

1) несвоевременное погашение обязательств управляемых компаний;

2) затянутое согласование реестра платежей;

3) поверхностное согласование реестра платежей;

4) несвоевременные закупки сырья и материалов;

5) непропорциональная (относительно основного сырья и материалов) закупка вспомогательных материалов и т. д.

Составлять описание модели операционной деятельности имеет смысл в тех случаях, когда аудиторы впервые имеют дело с объектом аудита.

Описание процесса – диаграммы и текстовая часть. Правила составления диаграмм

Целесообразность использования той или иной методологии описания и анализа бизнес-процессов зависит от того, с какой целью эти бизнес-процессы описываются и анализируются. С точки зрения внутреннего аудита бизнес-процессы описываются в первую очередь для документирования привязки системы внутреннего контроля к тому или иному этапу бизнес-процесса. Таким образом, описание бизнес-процессов имеет прикладной характер. Как вариант можно составить описание системы внутреннего контроля без описания соответствующего бизнес-процесса. Однако существенным минусом такого подхода является отсутствие целостности и снижение информативности. Кроме того, любая процедура контроля в отрыве от этапа бизнес-процесса бесполезна, так как контроль должен быть с чем-то связан и на что-то направлен.