Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Главный вопрос, который вы должны задать самому себе: «PowerPoint – да или нет?» А если «да», тогда «Как часто его использовать?». PowerPoint – классический пример программы, которая сберегает рабочее время и заставляет нас больше работать.

PowerPoint был разработан для Mac (что удивительно) взамен трудоемких слайдовых презентаций, над которыми люди корпели раньше. Программа и сработала, и не сработала. Сейчас стало намного, намного проще делать слайды. Теперь слайдов МИЛЛИОНЫ, и они застопоривают продвижение работы.

Эдуард Тафт – ученый-политолог, который обожает информационные графики, а вот PowerPoint – его кровный враг. Вот его основные (конечно же, не все!) нарекания к этой программе, и с ними не поспоришь:

• Эта программа нужна скорее для самоубеждения презентующего, чем для обучения аудитории.

• Она заставляет аудиторию воспринимать информацию в линейной последовательности, а вот если раздать печатный материал, читатели могут листать его и соотносить элементы в свободном порядке.

• У этой программы не самый лучший дизайн и…

• она поощряет упрощенное мышление.

Тафт зашел еще дальше: по его мнению, именно PowerPoint и его неправильное использование в NASA стал и главной причиной срыва запуска космического корабля «Колумбия». Ученый считает: миссия сорвалась оттого, что главная инженерная информация находилась в маленьких под-под-под подписях внизу слайда вместо его центра.

Так что, если вы фанат слайдов, будьте аккуратны. PowerPoint может убивать. И даже если вы никого не убьете, то его излишнее использование может привести к тому, что ваши коллеги захотят убить вас.

Когда я встречаю клиента с мутным взглядом фанатика PowerPoint, я всегда рекомендую три вещи:

1. Используйте слайды в качестве поддержки, но не повторяйте на них то, что вы говорите.

2. Используйте картинки, где это возможно, с минимумом текста (если он вообще понадобится).

3. Если вам нужен PowerPoint для того, чтобы вы ничего не забыли, а не для того, чтобы аудитории было легче воспринимать, тогда поверните проектор так, чтобы слайды отображались на задней стенке. В таком случае вы видите свой проект, а аудитория видит вас.

Вы даже можете попробовать восхитительно простую технику, которая поможет превратить презентации PowerPoint в настоящие представления, называемые «печа-куча». Разработанная парой пресытившихся PowerPoint программистов из Токио, Марком Дитхэмом и Астрид Клейн, «печа-куча» (что по-японски значит «болтовня») позволяет докладчику выложить все свои аргументы, используя лишь 20 слайдов. Ничего особенного, подумали вы. Фишка в том, что каждый слайд автоматически запрограммирован на 20 секунд. Если вы не укладываетесь во время, слайд все равно переключается. Это делает презентацию очень энергичной, аудитория наслаждается не только содержанием доклада, но и напором докладчика. Кроме того, в любом случае презентация займет 6 минут 40 секунд – даже если болтун еще лопочет.

Если вы интересуетесь свежими идеями о том, как обмениваться информацией, то продолжайте чтение.

Что мы делаем на информационных встречах?

Информационные встречи часто выходят менее интересными, чем они могли бы быть. Причина – в скучном способе обмениваться информацией.

Основные способы обмена информацией определяются:

• социальным статусом в компании (у кого выше, тот и начинает);

• громкостью (самый громкий выигрывает);

• случайностью (создается «обычный» чат, где все общаются и надеются узнать необходимую информацию).

Когда я проверял в последний раз, я записал 27 вариантов обмена информацией на информационной встрече. Вот десятка лучших. Я не считаю, что какой-то из этих способов лучше других, и рекомендую использовать каждый раз новый способ. Тогда уж точно самая рутинная встреча не покажется заурядной.

Мой друг тренер Ричард Джейкобс (www.yesindeed.com) знает по-настоящему интересный способ обмена информацией в начале командной встречи. Ричард говорит, что астрономы, где бы они ни были, могут видеть только «свой» кусочек ночного неба. Чтобы увидеть полную картину, им необходимо делиться информацией. Ричард в начале встречи просит каждого участника поговорить немного про свой «кусочек неба». Этот способ отлично работает для обмена информацией и укрепления связей между собравшимися.