Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

Дела в квадрате 2 являются важными, но не срочными. Это квадрат выдающейся эффективности, поскольку именно здесь вы принимаете ответственность за свою жизнь и делаете то, что действительно имеет значение с точки зрения удовлетворенности и результатов. В квадрате 2 находятся проактивная работа, высокоэффективные цели, творческое мышление, планирование, предупреждение проблем, выстраивание отношений, обучение и восстановление сил. В отличие от других квадратов, где дела сами находят вас, в квадрате 2 необходимо делать осознанный выбор. Вам приходится использовать логическую часть мозга, чтобы выделить наиболее важные вещи и заниматься ими.

В этом месте люди обычно говорят: «Квадрат 2 – это прекрасное, идеальное место, но для меня оно недоступно. У меня нет времени на вещи из квадрата 2».

Действительно ли это так?

На деле, если вы хотите прекрасно выполнять свою работу и чувствовать каждый день, что делаете максимальный вклад, то у вас не будет времени на другие квадраты, кроме квадрата 2. Да, это не всегда легко. Это требует энергии и обдуманных решений и скорее всего повлечет за собой изменение ваших навыков и отношений с другими людьми, что может показаться противоречащим здравому смыслу. Но такие усилия принесут поразительные результаты.

Время, проведенное в квадрате 2, сокращает число кризисов и проблем в квадрате 1, поскольку вы целенаправленно занимаетесь планированием, подготовительной работой и предотвращением нежелательных событий. Пребывание в квадрате 2 делает ваши отношения с окружающими более здоровыми, поскольку вы совершенствуете их до того, как наступит катастрофа или критический момент. Вы обретаете уверенность и эффективность, потому что не оттягиваете до последней минуты работу над ключевым проектом. Вы понижаете уровень стресса, поскольку целенаправленно сокращаете время, проведенное в квадратах 1, 3 и 4. Вы дольше сохраняете работоспособность, поскольку заботитесь о здоровье и силах. А главное – вы каждый день продвигаетесь в делах, которые действительно важны для вашей работы и жизни. В квадрате 2 выполняется наиболее содержательная, творческая и проактивная работа, которая реально влияет на ситуацию.

Подведем итог: время и энергия, которые вы инвестируете в квадрат 2, приносят отдачу, которая намного, экспоненциально, превышает вложения. Вот почему это квадрат выдающейся эффективности.

Какую отдачу вы получаете в настоящий момент?

Во введении упоминалось глобальное шестилетнее исследование, посвященное тому, как люди тратят время. Ниже приводится статистика по каждому квадрату матрицы управления временем.

Если бы речь шла об инвестировании времени и энергии, то куда бы вы их вложили? А как вы смотрите на увеличение количества времени, проводимого в квадрате 2, хотя бы на несколько процентов?

Не пожалейте сил на анализ. Представьте, что речь идет об инвестициях, и задайте вопрос: «Какую отдачу я получаю в настоящее время?»

• Квадрат 1 – отдача равна затратам

• Квадрат 3 – отдача меньше затрат

• Квадрат 4 – отдача отсутствует

• Квадрат 2 – экспоненциальная отдача

Ключ к выдающейся эффективности – осознанное использование матрицы управления временем для оценки того, что происходит в вашей жизни. Это инвестиционный подход к распределению времени, внимания и энергии. Где получается выигрыш?

Вернемся к Киве. Если она занята на работе, а ей сообщат, что ее брат попал в серьезную автомобильную аварию, и попросят немедленно приехать в больницу, то это будет одновременно срочное и важное событие. Такое событие требует немедленных действий, иначе могут быть серьезные последствия. Для Кивы это событие из квадрата 1. Она отложит все дела и поедет на помощь к брату.

Если Кива во время напряженной работы получит электронное письмо, то оно может показаться срочным (из-за ощущения, что на него необходимо ответить), но в действительности это не так, поскольку в нем просто анекдот (ничего серьезного не произойдет, если оставить письмо на время без ответа). Это событие из квадрата 3. Кива любит анекдоты, и если она потеряет бдительность, то может переключиться на это письмо. Но если она взглянет на это письмо через призму матрицы управления временем, то поймет, что ее текущий проект куда более важен, останется в квадрате 2 и не будет отвлекаться.

Такой осознанный и осмотрительный подход к принятию решений с помощью матрицы управления временем коренным образом изменяет каждый день и позволяет получать более высокую отдачу от вложенных времени, внимания и энергии.

Взгляд в зеркало

Возможно, в этот момент вы скажете: «Да, звучит чудесно, но тот, кому следовало бы это прочитать, – мой босс! Будь моя воля, я бы все время находился в квадрате 2, но слишком многое в моей работе от меня не зависит. Если я мгновенно не отвечу боссу, да и остальным, то меня просто выгонят! В каком квадрате я тогда окажусь? У меня всегда срочная работа, и ничего тут не поделаешь».

Иногда кажется, будто наша работа срочная по своей сути и что иначе быть не может. Да, мы согласны с тем, что от босса и рабочей обстановки очень сильно зависит то, как вы используете время. Но если мы хотим быть реалистами, то давайте посмотрим на реальность. Скорее всего, немало из того, что вы делаете самостоятельно и что никак не связано с другими людьми, попадает в квадрат 3, 1 и даже 4. Наши исследования и опыт показывают, что даже люди с большим количеством должностных обязанностей, и даже те, чья работа имеет экстренный характер, например работники отделения скорой помощи или центра обслуживания клиентов, могут в определенной мере сберечь время, внимание и энергию и перенаправить их на дела квадрата 2.

Подведем итоги: возможно, вам и не удастся изменить босса, но вы можете изменить себя. А когда вы приведете в порядок собственную жизнь, влияние на босса станет реальным. Даже если и не так, то ваша жизнь все равно станет лучше в результате более продолжительного пребывания в квадрате 2.

Поглядим, что же мешает нам попасть в квадрат 2. Для этого вернемся к нашему мозгу.

Зависимость от срочных дел

Выше мы говорили о двух основных частях мозга – логической и реактивной. Мы также говорили о том, что реактивный мозг отвечает за реакцию на раздражители и чувство удовольствия. Оказывается, что наша склонность к срочным делам, граничащая иногда с зависимостью, связана с нейронными цепочками, отвечающими за чувство удовольствия.