Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления - Саймон Мортон

Как я уже говорил, PowerPoint – основное орудие большинства бизнес-докладчиков по всему миру. Часто можно встретить утверждение о том, что каждый день в PowerPoint создается 30 миллионов презентаций (причем эта оценка была сделана еще в 2001 году!). В 2012 году компания Microsoft объявила, что программа PowerPoint установлена на 1 миллиарде компьютеров в мире. Такая популярность неизбежно превращает название этой программы в синоним слова «презентация» (и чаще даже в синоним словосочетания «плохая презентация»).

PowerPoint начал свою карьеру в 1987 году как программа для Macintosh под названием Forethought. После того как его приобрела компания Microsoft (к слову, вопреки желанию Билла Гейтса), он стал популярным и поселился на компьютере практически каждого делового человека.

На одного любителя PowerPoint найдутся десять таких, кто говорит, что это инструмент массового разобщения и источник многих бед в сегодняшнем бизнесе, ибо он упрощает данные до абсурда и не способствует пониманию материала слушателями. Однако здесь упускается из виду самое главное: PowerPoint – это все лишь программный продукт. Винить его в том, что бизнес-презентации отвратительны, – все равно что попрекать телевизор отсутствием интересных передач в вечерней сетке вещания.

Истина находится где-то посередине: PowerPoint – это не манна небесная и не исчадие ада. Как с любой современной технологией, благословения и проклятия следует адресовать прежде всего пользователю.

Плюсы

Многие вещи PowerPoint может делать очень хорошо. Он очень прост в использовании – несмотря даже на то, что в последних версиях появились весьма мощные функции работы с графикой и видеоматериалами.

В сравнении с другими инструментами эта программа отличается гибкостью и предлагает широкий выбор форматов вывода для созданных слайдов: видео, распечатка, PDF-файл, а с помощью соответствующих плагинов – и такие чрезвычайно удобные веб-форматы, как Flash и HTML5.

В умелых руках эта программа может быть также мощным инструментом для интерактивных презентаций, позволяя оратору углубляться в данные в соответствии с вопросами, которые задают слушатели, и сферой интересов аудитории. Однако и эти, и многие другие возможности PowerPoint либо остаются для большинства горе-дизайнеров тайной за семью печатями, либо используются чудовищно неправильно.

Минусы

Парадоксально, но факт: источником большинства проблем PowerPoint является именно простота его использования. Интуитивная понятность и широкая распространенность приводят к тому, что любой бизнесмен, на компьютере которого стоит Office, убежден, что располагает всем необходимым для создания визуальной презентации. Однако в силу уже описанных выше причин для создания увлекательной и эффективной презентации совершенно недостаточно просто собрать вместе кучу анимированных слайдов. К сожалению, PowerPoint внушает пользователям ложное чувство безопасности и дает необоснованную уверенность в том, что обеспечивает их всем необходимым.

Одна из причин нелицеприятных отзывов о PowerPoint заключается в том, что неподготовленные докладчики выплескивают на слайды свой контент, особо не задумываясь о сообщении, истории или структуре презентации. Возложить на программистов Microsoft всю вину за это будет несправедливо, однако они могли бы предложить своим клиентам (и их аудитории!) более качественную поддержку в форме подсказок, советов и указаний о том, как лучше всего работать с файлами презентаций. Увы, вместо этого у нас есть лишь сбивающая с толку гора шаблонов на выбор и слайд с пустым маркированным списком для основных тезисов презентации. Люди думают не маркированными списками, а образами. Однако PowerPoint предлагает им идти другим путем.

PowerPoint ругают и высмеивают во многих книгах, статьях и подкастах, однако, как я уже объяснял, он не является источником всех бед.

В то же время ее превращение из отдельного инструмента для создания презентаций в довесок к Word – это проблема, о которой следует знать всем бизнесменам. Более того, разработчикам и программистам из Microsoft тоже следует об этом знать.

C чем комбинировать

Одно из самых полезных качеств PowerPoint – гибкость, которую эта программа дает докладчику. Хотите добавить видео? Без проблем. Ссылку на внешние источники? Легко. Распечатать слайды или выгрузить их в PDF-файл? Проще простого.

Благодаря своей гибкости PowerPoint часто становится центральным инструментом в презентационном миксе. Вставка видеосюжета в слайд PowerPoint позволяет в нужный момент плавно перейти от одного к другому – так почему бы не оставить PowerPoint на заднем плане? Такая «панель запуска» – наилучший подход для работы с PowerPoint. Он хорошо комбинируется с чем угодно – даже с iPad (по большей части).

Когда использовать

И снова гибкость не позволяет дать простой ответ, потому что благодаря гибкости PowerPoint можно использовать в большинстве мыслимых ситуаций.

На наш взгляд, характерный для PowerPoint стиль мышления (к сожалению, часто это означает «я говорю – вы слушаете») лучше всего оставить для официальной презентации, в конце которой выступающий отвечает на вопросы аудитории. Такая официальная среда – будь то семинар, конференция или презентация коммерческого предложения в жестко заданных рамках – вотчина PowerPoint. Именно для этих целей он был разработан еще в 1987 году, и такие функции, как «Заметки» (несмотря на всю их полезность), красноречиво говорят о том, в какой среде, по мнению Microsoft, PowerPoint должен использоваться сегодня. Еще одно подтверждение этому – линейный набор слайдов, следующих друг за другом. Хотя это идеальный формат для выступления в стиле «я говорю – вы слушаете», он может очень быстро превратиться в полный кошмар, когда кто-то в аудитории (обычно генеральный директор) поднимет руку и задаст вопрос «не по сценарию».

В этот самый момент докладчик воздевает очи горе и молит об одном из трех:

• чтобы земля разверзлась и поглотила его;

• чтобы он мгновенно вспомнил номер слайда, на котором содержится ответ на заданный вопрос;

• чтобы PowerPoint превратился в интерактивный инструмент.

К счастью, официальные презентации становятся все более и более редким явлением, тогда как интерактивный подход набирает популярность (особенно в сферах продаж и маркетинга). Интерактивный сценарий на несколько порядков облегчает коммуникацию, сторителлинг, передачу сообщения, поскольку дает оратору и аудитории возможность достичь той точки, где выступление превращается в беседу. PowerPoint обладает всеми дополнительными функциями для такого случая и в то же время, будучи родным и хорошо знакомым, дает тревожному докладчику ощущение уверенности.