Fast-менеджмент. Управлять — это просто, если знаешь как - Федор Нестеров

Пример

Однажды, когда я был молодым инженером научно-исследовательской лаборатории, в которой работало менее 50 человек, я как-то подсчитал количество времени, проводимого на плановых совещаниях. Получилось, что на работу у меня оставалось всего около 4 часов в неделю, все остальное время я сидел на совещаниях. Пытаясь как-то исправить ситуацию, я распечатал свое недельное расписание, черным закрасил на нем время совещаний и повесил эту мрачную картину над своим рабочим местом.

Начальник увидел этот документ в мое отсутствие. Говорят, содрал его со стены, черкал, кричал, что это неправда… Но через пару недель после этого количество и продолжительность совещаний он сократил почти в два раза. Только за счет этого мое свободное время руководителя увеличилось почти в пять раз!

Как вы думаете, это произошло случайно?

Можно ли вообще обойтись без совещаний? Наверное, нет: главная задача руководителя – организовывать работу других людей. Для этого нужно обмениваться информацией друг с другом. Совещание – один из удобных способов такого обмена информацией. Поэтому, чтобы сократить расходы времени сотрудников до приемлемого уровня, руководителю нужно:

♦ убедиться, что в данном случае без совещания обойтись совершенно невозможно;

♦ организовать правильную подготовку и проведение совещания.

Существуют целые книги, специально посвященные тому, как правильно готовить и проводить совещание. Мы же выделим только наиболее важные правила, позволяющие сохранить пользу совещаний и при этом сократить расходы времени в разумных пределах.

Рекомендуется созывать совещание, когда:

♦ вы нуждаетесь в информации или совете, которые вам может предоставить только групповое обсуждение;

♦ вы хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;

♦ вы хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;

♦ вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;

♦ вы считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании. Лучше не созывать совещание, если:

♦ предмет обсуждения – это личный вопрос, который должен быть улажен один на один;

♦ у вас нет времени на его подготовку;

♦ проще и эффективнее решить задачу другим способом: записка, электронная почта, телефонный звонок, коллективное обсуждение в сети;

♦ задача не настолько важна, чтобы тратить на нее столько времени;

♦ участники совещания не имеют возможности к нему подготовиться. Подготовка к совещанию обычно включает в себя следующее:

♦ определение цели и ожидаемых результатов совещания;

♦ составление списка участников;

♦ распределение ролей во время совещания;

♦ определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания;

♦ выяснение следующих вопросов:

• какую информацию нужно подготовить для участников совещания;

• какую подготовку должны провести участники совещания до его начала;

• что должно быть сделано для организации проведения совещания.

Цель совещания

Первое, что нужно уяснить: у каждого совещания должна быть цель и должен быть результат (табл. 4.7).

Таблица 4.7. Примеры возможных целей и результатов совещания