Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Одна из трех основных функций календаря – напоминать о событиях, привязанных к дате. Один из действенных способов использовать эту функцию – фиксировать в нем те задачи, которые вы хотите выбросить из головы, и вернуться к их обдумыванию позже. Вот, например, что можно внести в календарь:

• напоминания об активных действиях по проектам;

• мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие;

• катализаторы принятия решений.

Напоминания об активных действиях по проектам. Если у вас есть проект, которым не надо заниматься сейчас, но о котором нужно помнить, выберите соответствующую дату и сделайте в календаре напоминание. Оно попадет в категорию дел, привязанных к дате (в противовес категории дел, привязанных ко времени). Затем, когда наступит день Х, вы увидите напоминание в календаре и перенесете этот проект в список текущих проектов. Как правило, так можно поступать в следующих случаях.

• Особые события с определенным подготовительным периодом (запуск нового продукта, поиск финансирования и т. д.).

• Периодически повторяющиеся мероприятия, требующие подготовки: обсуждение бюджета, ежегодные конференции, мероприятия по планированию (например, когда вам стоит переместить в список текущих проектов такие пункты, как «Ежегодная конференция по продажам» или «Подготовить детей к новому учебному году»).

• Важные даты у значимых для вас людей (дни рождения, юбилеи, праздники, на которые нужно дарить подарки, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие. Возможно, вы часто получаете анонсы семинаров, конференций, выступлений и других социальных и культурных мероприятий, которые хотели бы посетить, но принять окончательное решение по этому поводу сможете ближе к дате проведения. Просто решите, когда именно настанет подходящий момент, и сделайте напоминание в календаре на эту дату:

«Бизнес-завтрак в торговой палате завтра»

«Билеты на футбольный матч с участием Lions поступают в продажу сегодня»

«Специальный репортаж ВВС по изменению климата сегодня в 20:00»

«Собрание Клуба садоводов в следующую субботу»

Если вы вспомнили о том, что хотели бы внести в свою систему, сделайте это сейчас.

Катализаторы принятия решений. Время от времени возникают ситуации, когда нужно принять важное решение, но вы не можете (или не хотите) делать это прямо сейчас. С точки зрения вашего личного процесса управления нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (например, вам нужно подумать, а «утро вечера мудренее») или есть веская причина отложить принятие решения до последнего момента (чтобы решать, исходя из последних обстоятельств). Однако чтобы чувствовать себя уверенно в ситуации, когда вы не можете что-либо решить, лучше подстраховаться и позаботиться о напоминании, которое вернет вас к этому вопросу в будущем. Для этой цели может послужить напоминание в календаре^[37].