15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз

Подумайте дважды, прежде чем использовать функции «переслать», «отправить копию» или «отравить скрытую копию». Как сообщалось в статье от 9 августа 2013 года в The Wall Street Journal, британской компании International Power удалось сократить общий трафик электронной почты на 54 % (!) только лишь благодаря тому, что она стала поощрять своих руководителей подумать дважды, прежде чем нажимать кнопку «копия» при обработке электронных писем. Мы часто пересылаем сообщения или рассылаем копии только лишь для того, чтобы держать людей в курсе, но тем самым невольно усугубляем проблему информационной перегрузки. Помните, что каждое сообщение, которое вы пересылаете или рассылаете в виде копий, означает, что вы, скорее всего, получите на него ответ. Чем меньше сообщений вы посылаете сами, тем меньше их вы будете получать.

Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие. В идеале в строке темы необходимо указывать не только тему письма, но и тип действия, которое оно требует. Это помогает получателям электронной почты быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, будем надеяться, поможет научить их делать то же самое в ответ. Идея состоит в том, чтобы предварять тему письма ключевой метаинформацией. Я предпочитаю использовать заглавные буквы, чтобы выделить эту метаинформацию на фоне темы. Вот некоторые примеры:

• «К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ: [тема]» – используйте это обозначение в том случае, когда вы просто хотите сообщить человеку некую информацию, не требующую никаких действий в ответ.

• «ВЫПОЛНИТЬ к [ДАТЕ] или ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ к [ДАТЕ]: [тема]» – используйте это обозначение, когда получатель письма должен предпринять какое-либо конкретное действие, в выполнении которого ему следует (или нет) отчитаться перед вами.

• «НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА: [тема]» – это предупреждение позволяет избавить вас от бесполезных «вежливых» ответов на ваши письма, когда люди просто пишут «Благодарю», «Спасибо, интересно», «Спасибо, посмотрю это на следующей неделе» и т. п.

• «[тема]. КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ» – это мой любимый вид письма, когда я могу уместить все сообщение в строке темы. Предупреждение «конец письма» говорит получателю о том, что ему не нужно его открывать – все его содержимое находится в строке темы.

Делайте электронные письма максимально короткими. В наши дни краткость – это не проявление невежливости, а наоборот, знак уважительного отношения к другому человеку и его занятости (не говоря уже о вашем собственном времени).

Существует даже целое движение за то, чтобы приучить людей относиться к сообщениям по электронной почте как к СМС-сообщениям. На сайте www.five.sentenc.es нас призывают ограничить письма пятью предложениями (а лучше даже меньше) и добавлять в конце ссылку на этот сайт, чтобы объяснить причины такой лаконичности.