Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения - Сергей Гредников

Далее рассмотрим более детально каждый этап модели управления, а также определим зоны ответственности за их выполнение, сроки и т. п.

В целях формирования перечня Стратегических инициатив в области автоматизации по всем направлениям деятельности предприятия возможно применить следующую схему:

Подразделение ИТ подготавливает документ, с предложением подать инициативу (-ы) в области автоматизации на планируемый период и проводит его рассылку по всем руководителям структурных подразделений предприятия (согласно всем действующим правилам, описанных во внутренних нормативных документах), устанавливая срок предоставления ответа. Запрос ИТ подразделения структурирован и содержит необходимые и достаточные пояснения к заполнению его (запроса) разделов. Пример структуры запроса приведен в таблице 5.

После получения обратной связи от структурных подразделений, ИТ-подразделение выполняет первичную оценку предлагаемых инициатив. На данном этапе из сформированного перечня инициатив уходит в текущий план по поддержанию требуемого уровня качества ИТ-сервисы и/ или отвергается по причине несоответствия стратегической линии развития автоматизации на предприятии. Оставшиеся инициативы проходят процедуру ранжирования.

Следующим шагом для формирования портфеля Стратегических инициатив является ранжирование и установка порядка реализации СИ в планируемом периоде. Ответственными исполнителями данного этапа являются сотрудники ИТ-подразделения с привлечение сотрудников Заказчика по критериям 1, 2, 7 из ниже следующего списка.

Для получения взвешенной оценки по каждой СИ рассматриваются семь критериев:

Соответствие стратегии предприятия – критерий, позволяющий оценить корреляцию представленной СИ со Стратегическим планом развития предприятия. Оценка выполняется экспертным путем.

Предполагаемая ценность инициативы – оценивается ценность СИ и ее влияние на улучшение процессов хозяйственной деятельности Предприятия в целом или в его направлениях. Оценка выполняется экспертным путем (при отсутствии расчета экономического эффекта от реализации задачи).

Время на реализацию/ внедрение – данный критерий позволяет оценить срок реализации стратегических инициатив, а также выявить потенциальные работы, которые возможно определить как проекты, для дальнейшей работы над ними, согласно действующих процедур на Предприятии. СИ со сроком реализации более 12 месяцев являются потенциальными Проектами в области автоматизации.

Общие затраты на внедрение (оборудование, работы по реализации) – критерий позволяет оценить совокупные инвестиции (затраты). СИ с суммарными затратами более 1,5 млн. рублей являются потенциальными Проектами в области автоматизации.

Проектная команда – при анализе инициативы необходимо четко понимать наличие ресурсов для ее реализации. Данный критерий позволяет экспертно оценить на этапе планирования наличие ресурсов как внутренних, так и привлекаемых.

Проектные риски – критерий позволяющий оценить наличие и глубину рисков, сопутствующих реализации инициативы. Оценка выполняется экспертным путем по десятибалльной шкале.

Глубина и масштабность изменений – дополнительный критерий, позволяющий оценить насколько реализация инициативы будет влиять на действующие бизнес-процессы как предприятия в целом, так и отдельных структурных подразделений. Оценка выполняется экспертным путем.

Таким образом, по окончании процедуры сбора потенциальных инициатив к реализации, каждая оценивается по вышеуказанным критериям по десятибалльной шкале с умножением на вес критерия, т. е. ранг СИ может принимать значения от 0 до 90 баллов. На основе полученных рангов формируется портфель инициатив и предлагаются приоритеты к выполнению на рассмотрение членов Комитета по ИТ предприятия.

После выполнения процедуры ранжирования поступивших заявок на реализацию стратегических инициатив в области автоматизации, на очередном заседании Комитета ИТ, обычно в 3 квартале текущего календарного года, происходит утверждение портфеля стратегических инициатив на планируемый период.

Члены Комитета ИТ предприятия вправе изменить порядок и очередность и перечень выполнения работ по реализации СИ предприятия.

Необходимое и достаточное финансирование портфеля СИ закладывается в операционный бюджет ИТ предприятия на планируемый период.

Далее издается приказ по предприятию с приложением утвержденного портфеля стратегических инициатив на следующий календарный год, а также заданием на заполнение более детальных форм для проработки и создания технических требований к утвержденным инициативам.

4.2.2. Текущее планирование деятельности ИТ-подразделения

Поступающие Заявки пользователей в ИТ-подразделение, а также Стратегические инициативы, намеченные к реализации в планируемом периоде – составляют основу текущего планирования деятельности ИТ-подразделения.

В целях эффективного управления ресурсами, ИТ-руководитель может построить систему текущего планирования, согласно действующим внутренним нормативным документам предприятия, но период планирования не должен быть более одного квартала.

Текущий план деятельности ИТ-подразделения должен быть формализован и утвержден его руководителем.

Зачастую, план состоит из следующих разделов (в зависимости от закрепленных функций за подразделением) или укрупненных видов работ ИТ-подразделения:

– Поддержка (сопровождение) пользователей;

– Техническое обслуживание;

– Администрирование;

– Работы по сопровождению и поддержки телефонии и линий связи;

– Разработка и внедрение ИТ-сервисов;

– Сопровождение средств АСУТП;

– Разработка и внедрение средств АСУТП;

– Регламентные работы по поддержке ИТ-сервисов;

– Прочее.

Необходимо дополнительно отметить, что каждый раздел отражает плановую трудоемкость выполнения. Глубина планирования может ограничиваться направлением деятельности (функцией) или детализироваться вплоть до сотрудника ИТ-подразделения. Пример оформления текущего плана работ ИТ-подразделения представлен в

Исходя из названия разделов плана, нетрудно догадаться какие работы и к какому виду работ они должны быть отнесены, но на двух разделах мы остановимся подробнее. Это: регламентные работы по поддержке ИТ-сервисов и прочее.