Этикет делового письма - Олег Давтян

Здравствуйте, меня зовут Антонов Антон, мне 23 года, и я хотел бы занять вакантную должность «Менеджер по рекламе». В процессе работы я смог бы оптимизировать работу дизайнеров, получить скидки у партнеров или найти выгодные цены. Кроме того, готов разработать креативную и «вирусную» рекламную кампанию, которая могла бы увеличить прибыль организации на 10–15 %.

В ожидании Вашего ответа.

С уважением, Антон.

Приложение: резюме на 2 листах.

Каким должен быть ответ кандидату, в котором компания не заинтересована?

В правилах делового письма есть конкретные рекомендации по поводу писем, которые содержат отказ. В том случае, если оно правильно написано, это помогает сохранить позитивный имидж компании и положительное мнение о ее кадровой службе. Такое письмо должно содержать краткую аргументацию отказа, например, нужно начать с того, что «мы внимательно рассмотрели присланное вами резюме», и далее выразить сожаление, сообщить об отказе, но обязательно оставить соискателю надежду, например, выразив ее в таких словах: «Если ситуация изменится, мы охотно вернемся к рассмотрению вашей кандидатуры на эту должность». Однако если соискателю отказано по причине низкой квалификации или же несоответствия вакантной должности по другим причинам, то это стоит отметить в ответе.

В том случае, если у компании в перспективе имеется возможность предложить альтернативу, следует написать: «Если освободится другая вакансия, на которой, по нашему мнению, Вы смогли бы успешно применить свои знания и практические навыки, мы непременно с Вами свяжемся».

Следует иметь в виду, что резюме, которые посылаются в российские организации, существенным образом отличаются от подобных документов, адресованных иностранным работодателям.

Например, текст резюме должен умещаться на одной странице формата А4 с размером шрифта 12. Сведения о профессиональных достижениях или опыте работы должны уместиться в трех-четырех пунктах. Составляя резюме для работы в сфере услуг Финляндии, рекомендуется особое внимание уделить сведениям о знании иностранных языков, а также обратить внимание на качество фотографии. В Португалию резюме отправляется с перечислением всех должностей в хронологическом порядке, а не с последней должности. В Польше и Италии требуется согласие кандидата на сохранение и обработку его персональных данных. В Австрии, Болгарии, Венгрии, Германии, Словении и Швейцарии могут запросить дополнительные документы.

Особые требования предъявляют и работодатели США.

В начале анкеты сообщается имя, фамилия, адрес электронной почты и контактный телефон. Далее следует вступительная часть от первого лица, желательно без использования Я, в которой сообщается о том, где и что вы изучали, где работали, что вы готовы предложить американской компании. Затем составляется перечень из 10–15 навыков, отражающих ваш профессиональный опыт и относящихся к той должности, на которую вы претендуете.

Сообщение об опыте работы начинается с названия последнего места и занимаемой должности. Большим плюсом будет принадлежность к какой-то общественной организации или же сведения об участии в волонтерских проектах. К описанию личных качеств уместно добавить сведения о двух-трех лицах, которые могли бы дать вам положительные рекомендации.

Глава III
Правила оформления деловых писем

Для написания делового письма используется напечатанный в типографии или на цветном принтере фирменный бланк формата А4 с логотипом фирмы. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в правом нижнем углу арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее двух сантиметров. Расстояние между строк – не более двух интервалов, желательно через полтора интервала. Текст размещается таким образом, чтобы внизу осталось достаточно места после текста, а вверху следует предусмотреть свободное пространство для резолюций и других служебных отметок.

Каждый абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от левого поля. Расстояние между абзацами – два интервала. Рекомендуется избегать переноса слов.

Типовые структурные элементы

1. Область заголовка

Логотип, который размещается обычно слева с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже логотипа размещается заголовок к тексту документа. Языкова я конструкция заголовка может состоять из предлога о + существительное в предложном падеже, например: «О публикациях в журнале». Привлекающий внимание заголовок, раскрывающий содержание текста, помогает секретарю в сортировке и поиске писем, а также в определении приоритетности.

2. Обращение

Располагается по центру документа и содержит вежливую конструкцию, например: «Уважаемый (Многоуважаемый) Иван Петрович», «Уважаемый господин директор», «Уважаемый господин Вейцман» и т. п. Получателю всегда приятно личное обращение, а не на адрес фирмы.

Ни в коем случае нельзя писать «Ув. Г-н директор». Сокращения в личном обращении недопустимы.