Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Организуйте свой виртуальный мир

Не обижайте «ботаников». Может случиться так, что на одного из них вам еще придется работать.

Билл Гейтс

Просто поразительно, как далеко продвинулись технологии за последние 25 лет. Кто бы мог подумать, что у нас появится возможность мгновенного обмена сообщениями с людьми, которые находятся на другом краю земли, а бумажная почта станет анахронизмом? Но технологии легко превращаются в ловушку: если потерять бдительность, слуга и хозяин меняются местами. В этом месяце мы займемся электронной и голосовой почтой, а также файлами в вашем компьютере — пришло время навести порядок и в виртуальном доме.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: СИНХРОНИЗАЦИЯ

Вы уже поняли, как важно вести ежедневник. Многие приобретают электронные устройства, которые позволяют им контролировать и бизнес, и личную жизнь. У меня есть клиенты, чьи коммуникаторы и смартфоны стали буквально продолжением их рук. Главное здесь — не забывать обновлять информацию: каждый вечер перед сном подключайте вашего электронного помощника к компьютеру и синхронизируйте данные.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: СЛЕДИТЕ ЗА ЧАСАМИ

Всем нам хоть иногда нужно расслабляться. После напряженного рабочего дня у человека возникает вполне естественное желание прийти домой и снять стресс. Однако релаксация становится пожирателем времени, если не смотреть на часы. Разоблачите и уничтожьте матерого преступника, жертвой которого вы становитесь в собственном доме!

Вот один из самых распространенных примеров: проработав весь день, вы садитесь проверять личную почту. Затем решаете разложить пасьянс или поиграть в игру. На часы, конечно, не смотрите, и вот уже прошло два часа, а вы еще и не приступали к домашним делам. Вы утомлены, у вас болят глаза.

Остановите безумие! Вам нужен таймер или просто самоограничение в том, что касается компьютерных игр. Двадцати минут для релаксации должно хватить. Если она растягивается на час или два, вы зря теряете время, которое могли бы уделить общению с семьей или друзьями.

Что вы возьмете под контроль в августе?

Первая неделя

Определите свой стиль общения

На этой неделе вы можете:

Понять, как вы общаетесь с людьми.

Составить список конкретных мер для улучшения взаимопонимания с сослуживцами.

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

Этот месяц мы начнем с анализа вашего стиля общения. Как вы думаете, что бы сказали о нем ваши близкие? Возможно, выяснилось бы, что вы слишком напряжены и общаться с вами непросто. А что думают о вашей манере вести беседу начальство, сослуживцы, клиенты?

КАК ВЫ РАБОТАЕТЕ

Откройте дневник и попытайтесь выбрать наиболее верный путь к достижению намеченных целей. Если вы не уверены в ответах на следующие вопросы, обратитесь за помощью к своей второй половинке или другу — им со стороны виднее. Готовы? Тогда начнем.

Вы предпочитаете долгие разговоры коротким? Меняются ли ваши предпочтения в зависимости от способа коммуникации? Другими словами, в каком виде общения вы чувствуете себя наиболее комфортно — в личном, телефонном или текстовом (е-mail и SMS)?

Менялся ли ваш стиль общения с годами или вы верны однажды выбранному пути? У меня есть подруга — профессор известного университета. Она проверяет почту два раза в неделю, поэтому, если у вас срочное дело, ей нужно звонить. А вот если у вас срочное дело ко мне — нужно писать. Оба стиля имеют право на существование. Хорошо бы выбрать наиболее удобный способ коммуникации, а затем сообщить о своем выборе окружающим.

Вы соревнуетесь с коллегами? Как ваша страсть к соревнованию проявляется в общении? Когда вам поручают вести какой-либо проект, собираете ли вы коллег и распределяете ли нагрузку или предпочитаете добиваться успеха в одиночку?

Способны ли вы вдохновлять людей? Хвалите ли коллег за хорошо проделанную работу? Или вы — застегнутый на все пуговицы субъект, который не любит поднимать шум по поводу удач или провалов сослуживцев?

Наслаждаетесь ли вы общением с коллегами? Вы стеснительны и замкнуты? Меняется ли ваш стиль общения в зависимости от того, с кем вы говорите? К примеру, не считают ли вас коллеги неразговорчивым, а тетя Триш — неисправимым болтуном?

Вы любите работать над проектами в одиночку или в команде? Обсуждали ли когда-нибудь свои предпочтения с начальством?

Как вы относитесь к сплетням? Вас передергивает от отвращения, когда вы их слышите, или вы с удовольствием перемываете косточки коллегам и начальнику? Это наихудший способ офисной коммуникации, но, увы, самый распространенный. Постарайтесь его избегать.

А теперь проанализируйте свои ответы. Вы поняли о своем характере что-то, чего и не предполагали раньше? Что именно? Отвечайте как можно подробнее.

Как это открытие изменит ваш стиль общения с сослуживцами — полностью или частично? Чтобы вам было легче ответить, приведу пример.

У меня есть клиенты, чья жизнь вращается вокруг мобильного телефона. Если я хочу связаться с ними — набираю номер. Другие клиенты предпочитают электронную почту. Но среди них можно выделить две группы. Большинство таких людей пишут короткие письма, в которых все четко и по делу. Однако есть и те, кто пишет так, как было принято во времена господства бумажной почты, и относятся с презрением к тем, кто делает иначе!

Многие из нас предпочитают определенный стиль общения и не всегда терпимо относятся к тем, кто общается с людьми по-другому. Проявите гибкость — и вы окажетесь в более выигрышном положении: приглашая других к общению, давайте им возможность говорить с вами в привычной для них манере.

Вторая неделя

Организация электронной почты

На этой неделе вы можете:

Превратить электронную почту из пожирателя времени в инструмент бизнеса.

Разместить письма в соответствующих папках, вместо того чтобы позволять им плодиться, словно кроликам, во «Входящих».

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

В среднем профессионал получает несколько сотен писем в день. С ума можно сойти, правда? Мы еще не решили, что именно хотим написать, а наши пальцы уже вовсю бегают по клавиатуре… Отличный полигон для отработки навыка быстрого принятия решений! Если у вас этого навыка нет, вы так и будете играть в догонялки с самим собой.

РАБОТА С ВХОДЯЩЕЙ ПОЧТОЙ