Работа 2.0: прорыв к свободному времени - Глеб Архангельский

Оцените эффективность. Внедрение четкой системы информационных собраний с использованием онлайн-инструментов позволяет сократить на 10–15 % затраты времени сотрудников на выполнение текущих функций, так как резко уменьшается необходимость постоянно объяснять уже объясненное, исправлять ошибки, и так уже предопределенные введением нового регламента, непонятого как следует сотрудниками, и т. п.

Примерно на те же 10–15 % снижаются юридические, финансовые, организационные риски, связанные с ошибками сотрудников в результате неправильного понимания или отсутствия нужной информации.

Реализация инновационных проектов (внедрение новых схем управления, бизнес-процессов, информационных систем) ускоряется в среднем на 5-15 %.

Совещания для принятия решений

Особый тип совещаний – те, основной задачей которых является принять решение по какому-либо вопросу или кругу вопросов. Конечно, какие-то текущие решения принимаются и на планерках, но по более сложным вопросам (принятие конечного решения по выбору системы документооборота, принятие решения об открытии (закрытии) филиала в регионе, рассмотрение и одобрение предложений какого-либо подразделения – например, по усилению продаж, сокращению расходов и т. п.) обычно собирают отдельное совещание.

Использование онлайн-формата в таких совещаниях позволяет достигнуть нескольких целей:

– существенно ускорить продвижение различных проектов, поскольку одним из серьезных тормозящих факторов обычно является невозможность собрать «в одно время в одном месте» кворум ключевых лиц, необходимых для принятия важного решения;

– подключить к принятию решения людей, находящихся в момент проведения совещания в других регионах, филиалах и т. п.;

– обеспечить более качественную визуализацию информации в ходе совещания.

На последнем пункте стоит остановиться особо. Одна из проблем совещаний, которые проводятся с целью принятия решения, – недостаток визуализированности, наглядности необходимой информации. Обсуждение идет на словах, в руках у обсуждающих сухие текстовые документы, часто многостраничные, не дающие быстрого, понятного обзора сути обсуждаемых вопросов.

О том, как визуализировать вопросы для совещаний, читайте в книге Сергея Бехтерева «Майнд менеджмент»^[8]. Здесь достаточно сказать, что онлайн-инструменты побуждают (и дают все технические возможности) показать участникам совещания интеллект-карту, дающую простую и наглядную картину положения дел по обсуждаемому вопросу.